Wow!

Zaczynam od przyznania się: jestem uprzedzony do długich instrukcji. Na początku myślałem, że wystarczy raz zajrzeć i ogarnąć wszystko, ale potem zrozumiałem, że bankowość firmowa ma swoje pułapki i niuanse. Hmm… coś mnie w tym zawsze intrygowało — prostota interfejsu kontra złożoność funkcji. W skrócie: jeśli prowadzisz firmę w Polsce i chcesz mieć porządek w finansach, warto poświęcić chwilę na zrozumienie iPKO Biznes.

Seriously?

Tak, serio. System ma dobrze przemyślane funkcje dla małych i średnich firm. Moja intuicja mówiła: “to tylko przelewy”, ale doświadczenie pokazało coś innego — integracje księgowe, podpisy elektroniczne, importy wyciągów i raporty VAT. Początkowo traktowałem to pobieżnie; jednak po pierwszych miesiącach księgowość odwdzięczyła się ciszą, a to chyba najlepsza ocena.

Whoa!

Logowanie — o tym trzeba mówić jasno. Większość problemów zaczyna się przy pierwszym logowaniu, albo gdy właściciel firmy zmienia telefon; więc warto wiedzieć, jakie masz opcje: login + hasło, dodatkowy token (aplikacja lub fizyczny), SMS-y autoryzacyjne oraz możliwość dostępu przez menedżerów z ograniczonymi uprawnieniami. Jeśli chcesz przejść do panelu, sprawdź tę stronę z praktycznymi wskazówkami dotyczącymi ipko biznes — tam jest skrót do podstawowych procedur (i tak, link jest użyteczny kiedy szukasz szybkiego przypomnienia).

Hmm…

Na co zwrócić uwagę przy konfiguracji konta firmowego? Przede wszystkim role i prawa użytkowników — nie dawaj wszystkim pełnych uprawnień. Dwa konta z różnymi limitami przewyższają jedno konto z jednym limitem; to praktyczna zasada, której nauczyłem się metodą prób i błędów. Na jednym kliencie (nie moim, ale znajomego) brak podziału ról doprowadził do zamieszania przy autoryzacji masowych przelewów, więc naprawdę — planuj wcześniej.

Bezpieczeństwo — nie bądź naiwna

Wow!

Okej, naturalna reakcja: “przecież mam hasło”. To nie wystarczy. W praktyce najlepsze jest połączenie: mocne hasło, wieloskładnikowe uwierzytelnianie i regularne audyty uprawnień. Na one hand, MFA (multi-factor authentication) utrudnia życie w biegu; though actually, gdy trzeba zapłacić ZUS na ostatnią chwilę, docenisz dodatkowe zabezpieczenia, bo jedna nieautoryzowana operacja to ryzyko poważne.

Really?

Tak — bank oferuje różne metody autoryzacji. Token w aplikacji mobilnej jest wygodny i szybki, ale pamiętaj o backupie przy zmianie telefonu; token sprzętowy jest mniej podatny na problemy z telefonem, lecz łatwiej go zgubić. Drobna rada: zapisz procedurę odzyskiwania konta i trzymaj ją w bezpiecznym miejscu poza firmą (np. u wspólnika), bo kiedyś mi się to przydało — i nie żartuję.

Na początku myślałem, że wszystkie integracje są trudne, ale potem okazało się, że większość programów księgowych ma gotowe moduły do iPKO Biznes; więc jeśli używasz enova, wFirma, czy Symfonia, prawdopodobnie połączenie pójdzie sprawniej niż się spodziewasz. Jednak uwaga — mapping kont i formaty plików potrafią zaskoczyć, szczególnie przy importowaniu wyciągów bankowych; więc testuj na danych testowych zanim uruchomisz to na produkcji.

Funkcje, które warto znać

Wow!

Przelewy cykliczne — świetne do opłacania stałych kosztów. Polecenia zapłaty — przydatne przy stałych współpracownikach lub usługach. Masowe przelewy — nie docenisz ich, dopóki nie musisz zapłacić 200 faktur ręcznie. Trzeba jednak pamiętać o limitach dziennych i autoryzacji wieloosobowej, jeśli system tego wymaga.

Hmm…

Raporty i eksporty są często pomijane w szkoleniach, a to one oszczędzają czas księgowemu. Możesz ustawić formaty CSV czy XML — u mnie jedno ustawienie wyciągów pozwoliło przyspieszyć zamknięcie miesiąca o kilka godzin. Jestem uprzedzony do molestowania działu IT, więc kiedy udało się to załatwić bez ich angażowania, byłem zadowolony (i trochę dumny).

Somethin’ to remember: regularne aktualizacje aplikacji mobilnej i zgłaszanie podejrzanych transakcji natychmiast. Jeśli coś wygląda nie tak, przerwij sesję i zgłoś to do banku — lepiej zapytać i poczekać niż potem tłumaczyć się przed urzędem skarbowym czy audytorem.

Najczęstsze problemy i jak je rozwiązać

Whoa!

Problem numer jeden: brak dostępu po zmianie numeru telefonu. Rozwiązanie: przygotuj aktualne dane kontaktowe w banku i procedury awaryjne. Problem numer dwa: brak autoryzacji masowych przelewów przez menedżera — dobrze mieć drugiego autoryzującego. Problem numer trzy: nieczytelne wyciągi w księgowości — ustaw format eksportu wcześniej.

Na początku myślałem, że backup to przesada, ale jednak kopia ustawień użytkowników i listy uprawnień uratowała nas raz, kiedy nastąpiła awaria konta. Actually, wait—nie zawsze wszystko naprawi backup; czasem trzeba kontaktować się z pomocą techniczną banku i przygotować dokumenty tożsamości. To bywa uciążliwe, ale systemy bankowe mają procedury i trzeba je respektować.